建立公共關係的重要性 ◎謝劍雲

現在各行政單位,企業機構,或公益社團,對於公共關係的建立,都非常重視,在報章雜誌堙A常有公共關係的報導,茲將它的內容簡要摘述如下:

一、各國學者,對公共關係,有各種不同的意見,歸納起來有五點:㈠把握利害關係;㈡力求全面策動;㈢普遍吸收反映;㈣發揮潛在功能;㈤溝通彼此意見。其中第五項,就是溝通意見一點來說,特別重要,可以說在實際執行作用上一項基本要義,也是一個團體成功失敗關鍵所在。因為人類一切友誼的建立,信用的發生 ,諒解的肇端莊意志力的凝結,乃全精神力量的昇華,無不以溝通意見為起點。公共關係工作的中心內容,可以具體說明的,就是「溝通意見」四個字。不過,這種溝通,不單是下級聽從上級的意見,而且要上級接受下級的意見,不單是內部的意見要一致,而且要設法使外在群眾也與我們利益的願望原則相符合。至於溝通意見用什麼方法呢?簡單的原則:

(1)多聽取別人的意見

(2)虛心接納別人的建麟;

(3)設身處地先為別人着想;

(4)設立各種足以溝通意見的辦法,如座談訪問等等。

二、公共關係對外固然重要,而且內部作為也是不可忽視的。至於內部作為,大概分為上對下,下對上,及平行三方面而言:

(一)上級對下級的作為,必需了解下級的「需要是什麼」,「正在想什麼」「困難是什麼」,

(二)下級對上級的作為:必須尊重上級,不要自尊心過份特強,以為親近上級就是拍馬屁,而形成上下之間只有公事上的連繫,而沒有感情上的交流。

(三)平行間的作為:

(1)榮譽和利益要分享,不要獨佔。

(2)如不須對方知道的事,應儘量保密。

(3)如應由對方知道的,切忌故作神秘。

(4)以道義情感方式,使之難以不合作。

(5)一人或一單位勝任之事,切不可分為兩單位。

(6)一旦有了誤會和妒忌事象發生,應及時疏通說明,尤其誤會這一點,更須嚴密防杜。因為誤會可能招致的後果是非常可怕的。程維賢先生有一個公式:.「誤會→距離→猜疑→怨恨→報復→衝突→成仇」。一旦成了仇人,那還能有助力可言嗎?而百分之五十的失敗,便在此註定了命運。以上這種公式是循序漸進,按部就班的,一層深一層的,所以說,我們在工作上或處人上,一旦有了誤會,絕不可心中保留,任其發展,要做好平行的關係,消除誤會和妒忌,這是我們首先應為之事,絕對不能疏忽的。

現在是民主時代,公共關係的良否,無論個人或團體實關事業的成敗。我個人認為公共的最重要的總結起來只有兩點:就是第一、要使人了解;第二、要使人相信。如果人家不了解,要以「說明,說明,再說明」,「聽取,聽取,再聽取」的態度,澈底了解真實情況,加以分析研判,計劃執行,方能收效。至於使人相信的辦法,那就是所謂:「人事,意見,賞罰,經濟」四大公開。要做到公私分明,大公無私。所以,無論個人 、團體、社會、國家,想求生存和發展,都要多從這幾個原則中,求取最有效、最圓滿的答案。

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